Büroarbeiter fordern mehr Flexibilität und Mobilität bei der Arbeitsplatzgestaltung

Das Büro der Zukunft wird sich stärker an die durch Digitalisierung und Globalisierung veränderten Arbeitsabläufe, Kommunikationsbedürfnisse und neue Modelle der Zusammenarbeit anpassen müssen.

61 Prozent der befragten deutschen Büroarbeiter fordern flexiblere Strukturen in der Büroumgebung und möchten in Zukunft nicht mehr auf einen einzigen räumlich festgelegten Arbeitsplatz im Unternehmen festgelegt sein. Bisher sieht das noch anders aus: 58 Prozent der Befragten haben aktuell keine Mitsprache bei der Auswahl ihres Arbeitsplatzes im Unternehmen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie “Working Spaces 2025”, die das Pragma Institut (Reutlingen) im Auftrag der Messe Frankfurt für die Paperworld – als weltweit führende Fachmesse für Papier, Bürobedarf und Schreibwaren – durchgeführt hat.

Zur Studie: Das Pragma Institut für empirische Strategieberatung hat im Zeitraum von November bis Dezember 2015 insgesamt 772 Personen in einer kombinierten Telefon- und Onlineumfrage danach befragt, wie sie ihr Büroumfeld und ihre Arbeitsplatzausstattung heute und zukünftig im Jahr 2025 beurteilen. Die befragten Teilnehmer wurden nach ihrem Büroumfeld unterschieden. 39 Prozent der Interviewpartner sind in einer Büroumgebung in einem Unternehmen oder einer Behörde tätig, 33 Prozent im Homeoffice, 28 Prozent der Befragten gehen keiner Bürotätigkeit nach, sondern nutzen einen Arbeitsplatz zu Hause nur für private Zwecke. Die in diesem Beitrag genannten Ergebnisse beziehen sich auf die Angaben der Befragten, die in der Büroumgebung eines Unternehmens oder einer Behörde tätig sind.

Trotz des Wunsches nach größerer Flexibilität und Mobilität im Büroumfeld lehnt es die Mehrheit der Befragten ab, in Cafés, Parks oder anderen öffentlichen Räumen zu arbeiten (72%). Umso wichtiger wird es für Unternehmen, ihren Mitarbeitern eine offene Bürolandschaft mit Rückzugs- sowie mit flexiblen Meeting-Möglichkeiten zu schaffen. Klassische Einzelbüros gehören dann genauso wie das Großraumbüro der Vergangenheit an, denn sie schaffen nicht die räumliche Dynamik, die durch intensivierte, spontanere und projektgetriebene Zusammenarbeit notwendig wird.

36 Prozent der Büroarbeiter glauben, dass die Zusammenarbeit in virtuellen Teams zunimmt, wohingegen aktuell noch 50 Prozent der Befragten überhaupt nicht in virtuellen Teams zusammenarbeiten. Der Wunsch von 70 Prozent der Befragten nach einer künftig informellen Umgebung für Meetings spiegelt diese Entwicklung wieder.

Eines der wichtigsten Studien-Ergebnisse: Derzeit stellt die Büro-Umgebung ein erhebliches Hindernis für Effizienz, Kreativität und Arbeitszufriedenheit in den Unternehmen dar. Insgesamt zeigen sich 41 Prozent der Büroarbeiter unzufrieden mit ihrem aktuellen Arbeitsplatzumfeld und geben fehlende Möglichkeiten der Mitgestaltung sowie unbefriedigende ergonomische, lichttechnische und akustische Bedingungen als Gründe an. Mehr als die Hälfte der Befragten erwarten von ihren Arbeitgebern, dass sich ihr Büroumfeld bis 2025 entweder massiv in der Qualität steigert oder es sogar eine grundlegende Neuorientierung in der Bürogestaltung gibt. Dabei fordern die meisten Büroarbeiter eine individuelle Gestaltung und Optimierung des Arbeitsplatzes (29%), 26 Prozent sehen eher eine gesundheitliche Optimierung und 22 Prozent eine technische Optimierung im Fokus. Diese Mitgestaltungsmöglichkeiten erachten die Befragten sehr wichtig für die Effizienz und Produktivität (78%), Kreativität (67%) und Arbeitsplatzzufriedenheit (60%).

Trotz Digitalisierung bleiben klassische Arbeitsutensilien weiterhin wichtig

Die Digitalisierung, Flexibilisierung und Mobilisierung des Büros der Zukunft ist für die Arbeitsplatzausstattung jedoch keine Einbahnstraße. Die Wichtigkeit nicht-digitaler Arbeitsgeräte im Büro – also klassischem Bürobedarf und Schreibwaren – wird nach 62 Prozent der Befragten zwar weiter abnehmen. 27 Prozent sehen einen weiteren Digitalisierungsdruck. Allerdings glauben 43 Prozent der Befragten an eine neue Balance von digitalen und nicht-digitalen Arbeitsgeräten.

81 Prozent der Büroarbeiter erachten nicht-digitale Arbeitsgeräte neben digitalen Arbeitsgeräten als generell sehr bis eher wichtig. Vor allem weiche Faktoren wie Arbeitszufriedenheit und Wohlbefinden werden durch den Einsatz nicht-digitaler Arbeitsgeräte positiv beeinflusst. Weniger wichtig sind diese Produkte nach Aussage der Befragten jedoch für die Effizienz und Datensicherheit im Büro. Nur neun Prozent finden klassische Haptikprodukte in 2025 überhaupt nicht mehr wichtig oder sehr unwichtig.

Die Detailauswertungen zu den einzelnen Produkten innerhalb der Büro- und Arbeitsplatzausstattung zeigen deutlich, wohin sich die neue Balance zwischen digitalen und nicht digitalen Geräten verschieben wird: So werden Akten- und Hängemappenschränke in 2025 an Bedeutung verloren haben. Ebenso Papierordner, Kalender und Adressbücher sowie Briefumschläge und Versandtaschen. Aber auch im IT-Umfeld verlieren Produkte an Bedeutung: Allen voran PC und Drucker (mit bis zu 25%). Sie werden abgelöst durch Laptops und Tablets.

Andere nicht-digitale Arbeitsmittel gewinnen in den nächsten 10 Jahren nach Aussage der Befragten weiter an Bedeutung oder behaupten sich, insbesondere auch Ablage- und Organisationsmittel. Besonderen Fokus sollten Hersteller der Bürobedarfindustrie laut Studie auf Präsentationsmittel legen. Flipcharts, Whiteboards und Leinwände gewinnen bis 2025 laut der befragten Büroarbeiter an Bedeutung. Diese Produkte profitieren von den künftigen Trends der Zusammenarbeit in informellen Meetingumgebungen.